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提言:「後でまたメーリスします」を禁止ワードにしませんか

※たいそうな表題を冠してみたが所詮はOBの戯言やで。

ここ数年、ミーティングでなぜかみんな使うようになった常套句。話し手としては「大事なことだから2回言いますよ、心して聞いてください。」的な意図があるのかもしれないが、聞き手としては「なあんだ、じゃあいまは適当に聞き流しておこう」となってしまう。

追記 ( 23:00 )

後から読み直してみて、↑ここの部分がものすごく誤解を与えそうなので追記しておきます。自分はここで書いているような聞き手の姿勢を肯定するつもりは一切ない。運営に係わらない団員だってお客様ではないし、エキストラもOBももちろんお客様ではないのだから、こんな態度は本来は有り得ないし、恐らくそんな人は本当はいないでしょう。

本記事は自分が所属しているサークルの体系を「一例」に挙げて、運営論とか組織論みたいなのをこねくり回してみたものです。

この聞き手の姿勢を批判してしまえばそれまでなのだが、ビジネスではなく所詮サークルともなると、そうはいかないのかもしれない。本記事では、組織を運営する「話し手の立場から」あれこれ出来ることはないか考えてみる。

重要な情報は二段構え

組織運営において基本中の基本。これが出来ない組織は無能である。そんなわけで、うちのサークルも例に漏れず「合奏後のミーティング」「メーリングリスト」の2種類の連絡手段がある。

ミーティングで伝達されたのと全く同じ内容がメーリングリストで再度流れてくる。そのこと自体は全く無駄ではないし、寧ろ必須事項である。ミーティングに出席していた団員にはリマインダーとして機能するし、ミーティングを欠席していた団員への伝達の補完手段にもなっている。更に言えば、ミーティングという「口頭」の場における直感的且つその場で質問に対応できる方法と、メーリングリストという「文章」の形におけるより詳細に整理された方法の特徴が活きている。

…と、ここまでは良いのだが、このシステムの長所を台無しにしてしまうのが表題のセリフ。たった一言、余計なセリフを混ぜたが故に組織運営の基本が崩れてしまう危険性を含んでいる。

係長の連絡は「1分間のプレゼン」である

より根本的な視点から考えてみる。ミーティングで連絡事項を的確に伝えるというのは、実は結構難しい。これはそっくりそのままプレゼン能力に直結している。

見落としがちな問題として挙げられるのは、

  • 伝達される内容は団員の個人差によって優劣が付く
  • ミーティングのタイミングは「合奏直後」である

あたりだろうか。

団員が疲れていたり、興味のない団員には不要な情報も混ざる中、重要な内容を届けなければならない。決して「プレゼン」には適していない環境の中で、数十秒間ないし数分間だけでも60人近くの人間の耳を話に集中させなければならないわけだ。余計に話が長かったり、余計なことを言って聞き手の集中力を削いでしまうことは、なるべく避ける。「上手い」話し手になれるように、常にそのことを忘れないで欲しい。

情報伝達により組織は飛躍するが、逆に情報伝達が疎かになることで組織は容易に死ぬ。団員の前で喋る人たちには、どうかこのことを念頭に置いておいて欲しいのだ。